Aftal tidspunktet med en tydelig reference
Et møde klokken ni er ikke en fuldstændig aftale, når deltagerne arbejder forskellige steder. Vores anbefaling er at aftale både dato, klokkeslæt og den by eller tidszone, tidspunktet gælder for. Brug derefter kalenderinvitationen som fælles reference.
Undgå at kopiere en tidsforskel fra et gammelt møde uden kontrol. Ved planlægning af gentagne møder bør I især kontrollere de kommende datoer omkring ændringer i sommertid.
Kontrollér kalenderens egen tidszone
Google beskriver, at en begivenhed vises i deltagernes lokale tidszoner. I Google Kalender på computer kan du kontrollere den primære tidszone under Indstillinger, Generelt og Tidszone. Du kan også vælge en særskilt tidszone ved oprettelse eller redigering af en begivenhed.
Vores råd er at kontrollere indstillingen, før du retter selve mødet. Hvis alle tider pludselig ser forkerte ud efter en rejse, kan det være visningen, der skal undersøges. Flyt ikke en hel møderække for at rette et problem, du endnu ikke har afklaret.
Vis de relevante zoner ved siden af hinanden
Googles aktuelle vejledning beskriver mulighed for en sekundær og en tredje tidszone ved kalendergitteret. På computer findes valget under tidszoneindstillingerne. Funktionen giver et ekstra sammenligningsgrundlag, når du finder et mødetidspunkt.
Vores praktiske forslag er at vælge de steder, I faktisk samarbejder med, og give dem forståelige navne, hvor systemet tillader det. Brug oversigten til at finde et rimeligt overlap, og spørg deltagerne om deres arbejdstider frem for at antage, at lokal kontortid er ens for alle.
Gennemgå én invitation før en hel møderække
Lav først en enkelt invitation med den aftalte dato og tidszone. Kontrollér start, slut, mødelink og deltagere, inden den sendes. Bed ved behov en kollega i den anden zone bekræfte det viste lokale tidspunkt.
- Er den præcise dato aftalt?
- Er tidszonen valgt i begivenheden?
- Passer varigheden og mødelinket?
- Er tidspunktet rimeligt for deltagerne?
Listen er vores forslag til en kontrolrutine. En korrekt første invitation er ikke en garanti for, at alle senere forekomster passer til deltagernes lokale arbejdsdag.
Se frem i gentagne møder
Google forklarer, at Kalender bruger UTC og viser begivenheder i lokal tid. Vejledningen nævner også, at ændrede tidszoneregler kan påvirke tidligere oprettede begivenheder. Det er derfor nyttigt at kontrollere konkrete forekomster frem for alene at stole på tekst i en gammel mail.
Vores anbefaling er at gennemgå møderækken, når en deltager skifter arbejdssted eller melder om et uventet klokkeslæt. Aftal, om det vigtigste er et fast tidspunkt ét sted eller en bestemt lokal tid for en anden deltager.
Beskriv ændringen, når aftalen flyttes
Opdatér kalenderaftalen og skriv kort, hvilken dato ændringen gælder fra. Kontrollér, om du ændrer én forekomst eller hele rækken. Gem ikke flere konkurrerende invitationer til samme møde.
En tydelig reference og en kort kontrol hos deltagerne kan gøre planlægningen mere overskuelig. Det er vores vurdering, at den lille afklaring ofte er mere nyttig end at lade alle omregne tidspunktet hver for sig.
