Sæt både betalingen og ændringen på hold
En mail om et nyt kontonummer kan komme midt i en ægte korrespondance. Politiet beskriver, hvordan svindlere kan blande sig i en eksisterende mailudveksling og udgive sig for at være en regnskabsmedarbejder. En genkendelig mailtråd og en faktura, der matcher den leverede vare, er derfor ikke nok til at bekræfte, hvem der skal modtage pengene.
En enkel regel er at sætte betalingen på hold, hvis oplysningerne afviger fra dem, I allerede har registreret. Vent også med at ændre leverandøren i økonomisystemet. Ellers kan et forkert kontonummer blive brugt igen, næste gang systemet foreslår en betaling.
Ring på et nummer, I kendte i forvejen
Politiet anbefaler at kontakte leverandøren telefonisk ved ændrede bankoplysninger. Brug en kontakt fra en tidligere verificeret aftale eller et nummer, I allerede bruger. Telefonnummeret i den nye mail eller på den ændrede faktura kan være sat ind af den samme afsender, som bad om kontoændringen.
Bed leverandørens økonomiafdeling bekræfte, om kontoen er ændret, og hvilke fakturaer ændringen gælder. Sammenhold de bekræftede oplysninger med den betaling, der ligger klar. Hvis leverandøren ikke kan bekræfte ændringen, så lad betalingen stå på hold, også når beskeden siger, at det haster.
Gør godkendelsen synlig for den næste medarbejder
Her er et forslag til en rutine, som også kan bruges, når den sædvanlige bogholder er væk:
- Markér fakturaen som afventende kontrol, og notér fakturanummeret.
- Registrér dato, hvem I talte med, og hvordan I fandt telefonnummeret.
- Opdatér leverandøren efter bekræftelsen, og kontrollér, at den konkrete betaling bruger den godkendte konto.
- Har I mulighed for det, så lad en kollega godkende ændringen, inden betalingen frigives.
I en lille virksomhed kan den samme person stå for flere trin. Det afgørende i den situation er, at kontrollen stadig finder sted via en uafhængig kontaktvej, og at det fremgår af jeres interne notat, hvem der har godkendt ændringen. Prøv rutinen på en tænkt faktura, før I får brug for den.
Reagér hurtigt, hvis pengene er sendt
Kontakt straks banken, hvis I mistænker, at en betaling er gået til en svindler, og anmeld forholdet til politiet. Gem mailen, fakturaen og betalingsoplysningerne, så I kan dokumentere forløbet. Gennemgå også, om det ændrede kontonummer ligger klar til andre betalinger.
