Aftal, hvilken fil der er arbejdsgrundlaget
Når flere redigerer et dokument, kan det være svært at vide, hvilken udgave der gælder. Vores anbefaling er at aftale én arbejdsfil og bruge versionshistorikken til at undersøge ændringer. Navne som endelig og endelig-ny er sjældent nok som fælles system.
Denne guide bruger Google Docs som eksempel. Den handler om en praktisk arbejdsgang, ikke en komplet backupstrategi eller en juridisk godkendelsesprocedure.
Undersøg historikken før du ændrer noget
Google beskriver, at redaktører kan se tidligere versioner og undersøge, hvem der har ændret filen. På computer åbnes historikken via ikonet for seneste redigering. Det kræver redigeringstilladelse at gennemse tidligere udgaver.
Vores forslag er først at finde det relevante tidsrum og læse ændringen. Hvis du mangler adgang, så kontakt den ansvarlige i stedet for at lede efter en måde at omgå rettighederne.
Navngiv tydelige milepæle
Googles vejledning beskriver muligheden for at navngive versioner. Det gør det lettere at følge historikken og bevarer de navngivne udgaver fra sammenlægning. Vores anbefaling er korte navne, som forklarer arbejdets status, eksempelvis før faglig gennemgang eller klar til korrektur.
Et versionsnavn er dog ikke i sig selv en godkendelse. Aftal, hvem der må erklære indholdet færdigt, og hvordan det dokumenteres. Undgå et navn, der får andre til at tro, at en kontrol er udført, hvis den stadig mangler.
Lav en kopi, når du vil undersøge en ældre udgave
Google beskriver både gendannelse af en tidligere version og mulighed for at lave en kopi af den. Vores råd er at overveje kopien, når formålet er sammenligning eller at hente et enkelt afsnit. Det giver plads til at undersøge uden straks at ændre den fælles arbejdsfil.
Giv kopien et tydeligt navn og en kendt placering. Kontrollér delingen særskilt. En ekstra fil bør have et konkret formål, så den ikke senere bliver forvekslet med den gældende udgave.
Afklar konsekvensen før gendannelse
Vil I gendanne hele dokumentet, så aftal først, hvilke nyere ændringer der skal bevares. Vores praktiske forslag er at bede de aktive redaktører holde pause, mens den ansvarlige undersøger situationen. Det forebygger, at arbejdet fortsætter på et uklart grundlag.
- Hvilken tidligere version vil I bruge?
- Hvilke nyere rettelser er stadig relevante?
- Hvem træffer beslutningen?
- Hvordan kontrolleres resultatet?
Listen er vores forslag til en beslutningskontrol. Historikken viser ændringer, men afgør ikke, hvilken formulering eller beregning der er fagligt korrekt.
Kontrollér den gældende fil bagefter
Gennemgå de berørte afsnit og fortæl kollegerne, hvilken fil der nu gælder. Kontrollér også eventuelle henvisninger til indhold, som er flyttet eller fjernet. Et gendannet afsnit kan stadig have behov for at blive tilpasset resten af dokumentet.
Vores vurdering er, at en kort fælles besked om status er en vigtig del af arbejdet. Den tekniske handling er kun ét trin; alle skal også vide, hvor de fortsætter.
Bevar et forståeligt spor
Notér væsentlige beslutninger i jeres normale dokumentation. Brug versionsnavne til milepæle og en selvstændig beskrivelse, når ændringen kræver en forklaring. Så bliver historikken et brugbart redskab, også for den kollega, der overtager arbejdet senere.
