Aftal opgaven, før du kopierer linket
Skal modtageren læse et færdigt dokument, foreslå rettelser eller skrive direkte i teksten? Vores anbefaling er at besvare det spørgsmål først. Så bliver delingen et bevidst valg frem for en hurtig ændring af indstillingerne, når nogen skriver, at linket ikke virker.
Denne guide bruger Google Drive som konkret eksempel. Menupunkter og muligheder kan variere med kontotype og organisationens indstillinger. Kontrollér derfor altid den faktiske delingsdialog.
Vælg rollen efter behovet
Google beskriver tre roller for delte filer: En læser kan se indholdet, en kommentator kan også kommentere, og en redaktør kan ændre det. I Mit drev kan redaktører som udgangspunkt også dele og ændre tilladelser, medmindre ejeren begrænser det.
Vores forslag er at begynde med læseadgang til færdigt materiale og kommentaradgang til en gennemgang. Giv redigeringsadgang, når modtageren faktisk skal arbejde i originalen. Fortæl samtidig, hvilken form for tilbagemelding du ønsker.
Kontrollér både personer og linkadgang
Google skelner mellem begrænset adgang og adgang for alle med linket. Ved begrænset adgang kan kun personer med tildelt adgang åbne filen. Vælger du alle med linket, kan personer, som får linket, åbne den uden at logge ind på en Google-konto.
Vores anbefaling til materiale til bestemte modtagere er at dele med deres konkrete konti. Kontrollér adressen, især hvis en person har både en privat konto og en arbejdskonto. En modtager, der er logget ind på den forkerte konto, kan opleve en afvisning, selv om den aftalte konto har adgang.
Brug ikke en bredere linkindstilling som automatisk løsning på en adgangsfejl. Bed først modtageren kontrollere kontoen og den præcise fejltekst. Arbejds- og skolekonti kan desuden have begrænsninger for ekstern deling.
Se også på mappen omkring filen
Ifølge Google arver filer adgang fra deres overordnede mappe. En person med redigeringsadgang til mappen kan ikke blot få en lavere rolle på en enkelt fil inde i den. Undersøg derfor mappens deling, hvis en rettighed ikke kan ændres som forventet.
Vores praktiske råd er at have et tydeligt sted til materiale med andre modtagere eller tilladelser. Flyt dog ikke fælles arbejdsfiler uden at afklare konsekvenserne med de andre: Placering og adgang kan hænge sammen med deres daglige arbejde.
Lav en kontrol før afsendelse
- Er det den rigtige fil og den version, der skal gennemgås?
- Er modtagerens adresse korrekt?
- Passer rollen til opgaven?
- Er den generelle linkadgang valgt bevidst?
- Giver den overordnede mappe adgang til flere personer?
Et privat browservindue kan bruges til at undersøge, om et link kan åbnes uden login. Vores vurdering er, at det er en nyttig ekstra kontrol af åben linkadgang, men det beviser ikke, om en bestemt navngiven modtager har den rette adgang. Det skal kontrolleres med den relevante konto.
Afslut delingen, når opgaven er færdig
Aftal gerne allerede ved delingen, hvornår samarbejdet slutter. Gennemgå derefter modtagere, roller og generel adgang igen. Hvis adgang kommer fra en mappe eller gruppe, skal den sammenhæng også undersøges.
Husk, at ændrede tilladelser ikke i sig selv henter allerede gemte kopier tilbage. Vores anbefaling er derfor at vælge modtagere og indhold omhyggeligt fra starten og bruge en kort, gentagelig kontrol, hver gang et dokument skal videre.
