En opgave er klar til et automatiseringsforsøg, når du kan forklare, hvad der starter den, hvilke oplysninger den bruger, og hvordan et korrekt resultat ser ud. Begynd med en lille intern opgave, og gør fejl synlige fra første version.
Vælg et konkret tilbagevendende arbejde
Tag en opgave, der udføres ofte og nogenlunde ens: samle tal i en intern oversigt, oprette en opgave fra en formular eller kontrollere, om nødvendige bilag er modtaget. Undgå at begynde med et helt område som salg eller administration.
Følg tre faktiske gennemløb og notér forskellene. En opgave, der virker ens på afstand, kan indeholde mange små vurderinger. Spørg medarbejderen, hvorfor en sag blev håndteret anderledes. Det er ofte dér, de vigtigste regler bliver synlige.
Skriv en instruktion, en kollega kan bruge
Beskriv input, beslutninger og slutresultat i almindeligt sprog. Brug et anonymiseret eksempel. Hvis en kollega ikke kan gennemføre opgaven ud fra beskrivelsen, vil det også være svært at vurdere, om en automatisk løsning arbejder korrekt.
| Del | Eksempel: intern sagsoprettelse |
|---|---|
| Start | En formular er indsendt |
| Krav til input | Emne, kontaktperson og beskrivelse er udfyldt |
| Resultat | Én opgave med reference til originalen |
| Undtagelse | Manglende information sendes til manuel gennemgang |
| Kontrol | En medarbejder godkender de første resultater |
Microsofts planlægningsvejledning for Power Automate beskriver planlægning som en del af et automatiseringsprojekt. Du kan bruge samme disciplin uden at have valgt platform: afklar behov og proces, før værktøjet bestemmer løsningen.
Beslut, hvad der skal ske ved fejl
Prøv at beskrive fire hændelser: et tomt felt, en dublet, en afbrudt forbindelse og en forkert oplysning. Hvem skal se fejlen? Kan sagen køres igen uden at skabe to opgaver? Hvor finder medarbejderen den oprindelige information?
Den første version kan nøjes med at oprette et udkast eller en intern meddelelse. Lad handlinger med større konsekvenser kræve godkendelse, indtil forløbet er forstået og afprøvet. Der skal være en tydelig måde at stoppe forsøget og arbejde videre manuelt.
Mål mere end den sparede klikning
Registrér tid til den manuelle opgave og tid til at kontrollere det automatiske resultat. Medtag fejlretning og vedligeholdelse. En hurtig overførsel er ikke nødvendigvis en besparelse, hvis medarbejderen skal bruge lang tid på at undersøge den bagefter.
Vurdér også kvaliteten: Er felter udfyldt korrekt? Er originalen bevaret? Kan en kollega forstå status? Faste filnavne og placeringer kan hjælpe; se guiden til dokumenter, der er lette at finde.
Spørgsmål og svar
Hvornår vælger vi program?
Når den konkrete opgave er beskrevet. Sammenlign derefter adgang, funktioner og omkostninger med en fælles beregning af køb og abonnement.
Hvem skal eje løsningen?
En person eller funktion med ansvar for processen og mulighed for at følge op. Adgangen bør ikke afhænge af én medarbejders private konto.
Hvornår bør vi vente?
Hvis opgaven stadig ændrer sig grundlæggende fra sag til sag, kan en bedre skabelon eller en afklaring af arbejdsgangen være det rigtige første skridt.
