Du kan tydeligt læse et ord på skærmen, men PDF-læserens søgefelt finder det ikke. Det kan skyldes, at siden er gemt som et billede uden søgbar tekst. Tekstgenkendelse, ofte kaldet OCR, kan hjælpe – men resultatet skal kontrolleres, før du stoler på det.
Undersøg filen først
Prøv at markere en enkelt sætning og kopiere den ind i et tomt dokument. Søg derefter efter et tydeligt ord på samme side. Det er vores forslag til en hurtig første kontrol. En PDF kan indeholde både almindelig tekst og scannede sider, så prøv flere steder.
Hvis markering eller kopiering ikke virker, er OCR ikke nødvendigvis hele forklaringen. Filens indstillinger eller PDF-programmet kan også spille ind. Brug vejledningen til dit program, og undlad at forsøge at omgå dokumentets adgangsbegrænsninger.
Vælg det resultat, du har brug for
Der er forskel på at gøre PDF-filen søgbar og at kopiere dens tekst over i en note. Adobe beskriver, hvordan OCR i Acrobat gør scannet tekst søgbar. Microsoft beskriver derimod en funktion i OneNote, som udtrækker tekst fra billeder eller indsatte filudskrifter, så den kan kopieres til andre dokumenter.
OneNote-funktionen er derfor ikke det samme som at gemme en ny PDF med et tekstlag. Beslut først, om du vil bevare dokumentets sider som en søgbar fil, eller blot har brug for et tekstuddrag. Kontrollér derefter, at dit program og din version understøtter opgaven.
Arbejd med en kopi
Gem den oprindelige scanning, og giv den bearbejdede fil et andet navn. Vores anbefaling er at begynde med et kort dokument, du kender godt, frem for hele arkivet. Det gør det lettere at se, om resultatet er brugbart.
Microsoft fremhæver billedkvalitetens betydning for tekstgenkendelsen og anbefaler at gennemgå den udtrukne tekst. Hvis bogstaverne allerede er uklare på billedet, kan en ny, tydelig scanning være et bedre næste skridt end gentagne forsøg på samme fil.
| Kontrol | Praktisk afprøvning |
|---|---|
| Søgning | Søg efter ord fra begyndelsen, midten og slutningen |
| Navne og datoer | Sammenlign tegn for tegn med den synlige original |
| Beløb og numre | Kontrollér cifre, kommaer og eventuelle minusser |
| Rækkefølge | Kopiér et afsnit og se, om linjerne kommer rigtigt med |
| Sider | Kontrollér, at alle sider stadig er til stede og læselige |
Ret fejl uden at ændre dokumentets mening
Adobe beskriver en kontrolfunktion i Acrobat, hvor usikre genkendelser markeres, og den foreslåede tekst kan sammenholdes med scanningen. Det er nyttigt, men fravær af markeringer er ikke i sig selv en garanti for, at alt er korrekt.
Hvis du retter genkendt tekst, skal rettelsen svare til originalen. Brug ikke processen til stiltiende at omskrive en aftale eller et bilag. Er originalen ulæselig, bør det fremgå som en usikkerhed frem for at blive erstattet af et gæt.
Gem filen, så den kan findes igen
Luk den bearbejdede fil, åbn den igen, og gentag en søgning. Gem den derefter sammen med originalen under et tydeligt navn. Brug eventuelt vores guide til dokumenter, der er nemme at finde igen.
Inden du bruger en online OCR-tjeneste, skal du afklare, om dokumentet må uploades dertil. Arbejdsdokumenter bør behandles med virksomhedens godkendte værktøjer. Søgbarhed gør dokumentet lettere at bruge; den ændrer ikke, hvem der bør have adgang.
